Unser Zukunftsversprechen an Sie
„Wir sehen uns verbunden mit unseren Kunden in der Herausforderung, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse umzusetzen und wollen SIE dabei nach Kräften unterstützen.“
Kai Grobusch, ADDIPOS Sales Director.
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Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
Allgemeines & Vorschriften & Pflichten
Das Gesetz regelt die TSE Kassennachschau Belegausgabepflicht Kassenanmeldung Einzelaufzeichnungspflicht
TSE - Technische Sicherheitseinrichtung
verfügen, um digitale Aufzeichnungen schützen. Die TSE besteht aus drei Bestandteilen:
1. Einem Sicherheitsmodul zur Ausführung der wesentlichen Sicherheitsfunktionen wie z. B. Erzeugen der Signaturen
2. Einem Speichermedium um die abgelegten Daten innerhalb der TSE zu speichern
3. Einer digitalen Schnittstelle die standardisiert für die zu prüfenden Daten zur Verfügung steht
Ausnahme – Diejenigen, die ihre Kasse nach dem BMF Schreiben vom 25.11.2010 aufgerüstet haben, die man aber bauartbedingt nicht den zukünftigen Anforderungen anpassen kann, dürfen ihre Kasse bis zum 31.12.2022 verwenden. Bei den Kassensystemen der ADDIPOS GmbH handelt es sich um aufrüstbare Kassensysteme, d.h. die Kassensysteme können mittels einem Update oder um Hardwaremodule erweitert werden. Für Kunden der ADDIPOS gilt diese Ausnahme also nicht.
Kassennachschau und Archivierung/ Datensicherung
Eingeführt wurde auch die Kassen Nachschau. Die zuständigen Prüfer dürfen ab dem 01.01.2018 unangekündigt den ordnungsgemäßen Einsatz der Kassen überprüfen -und das im laufenden Betrieb. Grundsätzlich sind alle digitalen Aufzeichnungen zu sichern und für Kassen-Nachschauen sowie Außenprüfungen verfügbar zu halten.
Belegausgabepflicht
Im Gesetz wurde auch die Belegausgabepflicht festgelegt. Für jeden Geschäftsvorfall muss ab dem 01.01.2020 dem
Kunden ein Beleg zur Verfügung gestellt werden.
Kassenanmeldung beim Finanzamt
Seit dem 01.01.2020 müssen alle Vor-, Haupt- und Nebensysteme beim zuständigen Finanzamt registriert werden. Wichtig ist hier, dass die Anmeldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgt und nicht erst bei Inbetriebnahme. Folgende Angaben müssen gemeldet werden:
• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Meldung ist auch bei Außerbetriebnahme zu tätigen.
Nach unserem Kenntnisstand bittet das BMF (Bundesministerium für Finanzen) derzeit noch, von einer Meldung abzusehen bis sie eine digitale Methode anbieten; allerdings gab es jetzt auch schon Kunden, die vom Finanzamt gebeten wurden, ihre Kassen anzumelden.
Wir empfehlen, dass Sie Ihre Kassen anmelden unter Auflistung der Punkte, die später auch bei der offiziellen Meldung gefordert sind.
Einzelaufzeichnungspflicht
Zudem besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Demnach sollen die Aufzeichnungen nicht nur vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden, sondern auch einzeln für jeden Geschäftsvorfall, sodass sich die einzelnen Vorgänge in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
Die Einzelaufzeichnungpflicht ist bereits in Kraft und in den ADDIPOS Kassen umgesetzt.
TSE – Technische Sicherheitseinrichtung
Im Detail
Herstellung TSE
Die technische Sicherheitseinrichtung wird durch TSE-Hersteller entwickelt und vertrieben. Die TSE ist dann beim BSI zu zertifizieren, sodass deutschlandweit ein Sicherheitsstandard eingerichtet wird. Die Kassenhersteller entwickeln dann eine Schnittstelle zu den angebotenen TSE. In jeder TSE befindet sich ein Datensatz als Zertifikat, in welchem die kryptographischen Schlüssel zur Absicherung der Daten festgelegt sind. Dieses Zertifikat wird aktuell mit einer Laufzeit von 5 und 7 Jahren angeboten. Nach dem Ablaufdatum kann die TSE keine Vorgänge mehr absichern.
Unterschiede der TSE
Obwohl von Standard gesprochen wird, unterscheiden sich die Systeme. Während das Prüfverfahren bei jeder TSE gleich ist, gibt es Unterschiede in der Art, Preis und angebotene komplementär Module der Hersteller.
- Einfache TSE (sinnvoll bei Verwendung weniger Kassen) mit einem Sicherheitschip als Speichermedium z. B. UBS-Sticks und Micro-SD-Karten
- Mehrplatz-TSE (sinnvoll für Filialen mit mehrere Kassen) mit Hardware-Sicherheitsmodulen
- Cloud-TSE (sinnvoll zur Verwendung durch mehrere verschiedene Anwender mit einer Anbindung über das Internet) mit einer zusätzlichen zertifizierten Software im lokalen Kassen-Netzwerk, damit eine sichere Verbindung zwischen den Komponenten hergestellt werden kann.
Einige Hersteller bieten Komplementär-Produkte an, wie zum Beispiel die Archivierung von den Kassendaten. So würden Sie neben der Signierung auch noch andere Vorteile beim selben Hersteller einkaufen können. Deswegen ist eine genauere Betrachtung des Gesamtportfolios und Validierung der Lösung empfehlenswert.
Übergangsfrist
Mit dem Gesetzt zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen sind Sie seit dem 01.01.2020 dazu verpflichtet Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufzurüsten. Es wurde jedoch Anfang November 2019 offiziell bestätigt, dass es bis zum 30.09.2020 keine Beanstandung seitens der Prüfer gibt. Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet seine Kasse mit der TSE beim Finanzamt anzumelden. Grundsätzlich müssen alle Kassen angemeldet werden.
Laut dem bayrischen Finanzminister wurde sich auf die Beanstandungsfrist auf Bund-Länder-Ebene geeinigt. Die Nichtbeanstandungsregelung vom 06.11.2019 lesen Sie hier: Pressemitteilung
Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO sowie Verpflichtung der Registrierung aller Kassen beim Finanzamt bleibt von der Nichtbeanstandungsfrist unberührt.
TSE – Lösung der ADDIPOS
FAQ – Fragen und Antworten zum Gesetz
Im Detail
Allgemeines
Was ist die Einzelaufzeichnungspflicht?
Einzelaufzeichnung bedeutet eine Aufzeichnung auf Artikelebene. Eine Aufzeichnung lediglich auf Ebene von Warengruppen ist nur insoweit zulässig, als die zu der Warengruppe zusammengefassten Artikel gleichartig sind und zu demselben Preis verkauft werden („Sparmenü zum Preis von 10 €“). Die Menge bzw. Anzahl der verkauften Artikel muss in diesem Fall ersichtlich bleiben. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob ein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird oder ob die Aufzeichnungen handschriftlich erfolgen. Auch die Art der Gewinnermittlung (Bilanzierung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung) spielt hierfür keine Rolle.
Die Einzelaufzeichnungspflicht umfasst:
- die Identität des Verkäufers
- eine eindeutige Bezeichnung der verkauften Ware beziehungsweise der erbrachten Dienstleistung
- den endgültigen Verkaufspreis der Ware
- den dazugehörigen Umsatzsteuersatz und -betrag
- alle vereinbarten Preisminderungen
- den Zahlungsbetrag je Zahlart
- das Datum und den Zeitpunkt des Umsatzes
- die verkaufte Menge beziehungsweise die Anzahl der Ware
Bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme wird die Einzelaufzeichnungspflicht durch Speicherung aller relevanten Daten erfüllt.
Was bedeutet § 164a AO für heutige und künftige elektronische Kassensysteme?
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist geregelt, dass:
- Daten, die mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, seit dem 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen sind. Die Übergangsregelung hierzu endete am 30.09.2020.
- Die Daten sind der Finanzverwaltung anlässlich einer Außenprüfung oder einer Kassennachschau über eine einheitliche digitale Schnittstelle (§ 4 KassenSichV) zur Verfügung zu stellen.
Gelten die Anforderungen des § 146 a AO auch für deutsche Filialen von Unternehmen mit Sitz im Ausland?
Ja, die Anforderungen gelten auch für Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland.
Was gehört alles zu "elektronischen Aufzeichnungssystemen"?
- (proprietäre) Registrierkassen – meist ältere Kassen mit einem eigenen, rudimentären Betriebssystem und beschränktem Funktionsumfang
- PC-Kassen-Systeme – basierend auf gängigen Betriebssystemen (Windows, Linux, IOS usw.) und datenbankengestützt, wie ADDIPOS
- Tablet- oder App-Systeme – neuere cloudbasierte Kassensysteme
- Waagen mit Registrierkassenfunktion, mit denen nicht nur die Waren gewogen, sondern auch Bons erstellt und die dazugehörigen Daten gespeichert werden
Welche Versionsnummer hat meine Kasse?
– Desktop: Klicken Sie rechts auf die Kassen Exe
– Gehen Sie auf die Eigenschaften
– Gehen Sie im Reiter auf Details
– Unter dem Punkt Dateiversion finden Sie die Nummer Kassenversion
Wie erfolgt die Kassenanmeldung beim Finanzamt?
Nach unserem Kenntnisstand bittet das BMF (Bundesministerium für Finanzen) derzeit noch, von einer Meldung abzusehen bis sie eine digitale Methode anbieten; allerdings gab es jetzt auch schon Kunden, die vom Finanzamt gebeten wurden, ihre Kassen anzumelden. Welche Punkte Sie dabei beachten müssen, sehen Sie hier „Kassenanmeldung beim Finanzamt“. Wir empfehlen, dass Sie Ihre Kassen anmelden unter Auflistung der Punkte, die später auch bei der offiziellen Meldung gefordert sind.
Welche Kosten kommen auf uns zu?
Falls Ihre Kasse eine ältere Version hat muss ein Update vorgenommen werden. Wartungsvertragskunden haben das Softwareupdate inklusive. Es kommen hier lediglich Kosten für die Installationszeit des Updates hinzu. Sollten Sie kein Wartungsvertrag haben, machen wir Ihnen ein Angebot für das nötige Update.
Die Kosten für die TSE unterscheiden sich je nach Variante und der von Ihnen benötigten Menge. Hierzu senden wir Ihnen auf Anfrage ein entsprechendes Angebot.
Wie kann ich an der ADDIPOS.Kasse selbständig den Rechnungsdruck dauerhaft einstellen?
Sofern Sie keinen ADDIPOS.Techniker mit der Umstellung beauftragen und den Druck selbständig umstellen möchten, klicken Sie hier für unsere Schritt- für Schritt-Anleitung.
Links
26.11.2010 – BMF-Schreiben „Aufbahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
22.12.2016 – Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
26.09.2017 – Kassensicherungsverordnung
19.06.2018 – Anwendungserlass zu § 146 AO
20.12.2018 – technische Richtlinien für elektronische Aufzeichnungssysteme
17.06.2019 – Anwendungserlass zu § 146a AO
12.08.2019 – Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme
06.11.2019 – Nichtbeanstandungsregelung
Zur TSE
Was ist eine TSE?
Eine TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung, die seit 01.01.2020 verpflichtend für die Nutzung eines elektronischen Kassensystems eingerichtet werden muss. Die TSE kann sowohl physisch (als Gerät) als auch cloudbasiert zur Verfügung gestellt werden. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und abgenommen worden sein.
Wer muss die TSE nicht anschließen?
„Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Verfahrensdokumentation beizufügen. Von der Ausnahmeregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.“
Außerdem ist eine offene Ladenkasse (nicht elektronische Registrierkasse) von der Pflicht der technischen Sicherheitseinrichtung befreit.
Bei den Kassensystemen der ADDIPOS GmbH handelt es sich um aufrüstbare Kassensysteme, somit müssen alle ADDIPOS Kunden eine TSE einrichten.
Kann man sich von der TSE Pflicht befreien lassen?
Nach § 148 AO kann ein Antrag auf Befreiung von steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, also auch von der Pflicht zur Verwendung einer TSE, gestellt werden. Dazu müsste die Einhaltung dieser Pflicht Härten mit sich bringen und die Besteuerung durch die Erleichterungen nicht beeinträchtigt sein. Laut Einschätzung der DFKA dürften diese Anträge jedoch keine großen Erfolgsaussichten haben.
Woraus besteht die TSE?
1. Sicherheitsmodul (besteht aus einer kryptografischen Einheit und einer Zeitfunktion. Damit werden die abzusichernden
Daten mit einem Zeitstempel versehen und mittels kryptografischer Verfahren verschlüsselt. Dadurch werden nachträgliche Veränderungen an den Daten erkennbar.)
2. Speichermedium (sichert die digitalen Aufzeichnungen und hält diese für die betriebliche Buchführung, für Kassen-Nachschauen oder für Betriebsprüfungen
verfügbar.)
3. einheitliche Schnittstelle (statt wie bisher unterschiedliche Strukturen der Daten, wenn Sie aus Kassensystemen ausgelesen wurden)
Sie wird vom elektronischen Aufzeichnungssystem (z.B. einer Kasse) angesprochen, übernimmt die Absicherung der aufzuzeichnenden Daten gegen nachträgliche Veränderungen oder Löschungen und speichert die gesicherten Aufzeichnungen in einem einheitlichen Format.
Was macht eine TSE?
Die TSE empfängt von der Kasse die Daten zu Geschäftsvorfällen und anderen aufgezeichneten Vorgängen in der Kasse. Diese Daten werden digital signiert und in sogenannten Log- oder TAR-files als Protokoll gespeichert. Gleichzeitig werden die Signaturdaten an die Kasse zurückgegeben, woraus die Kasse den gesetzeskonformen Beleg (Positionen 13. – 19 der Kassensicherungs-Verordnung) druckt und diese Daten ebenfalls speichert.
Kann ich direkt auf die TSE zugreifen?
Ein Zugriff auf die TSE ist nicht notwendig, denn die Daten der TSE werden täglich beim Tagesabschluss exportiert, in einem Fiskalpaket analog gespeichert und auf der TSE gelöscht. Zusätzlich wird ein DFKA Taxonomie Export als Nachfolger des GDPdU / GoBD Exports darin abgelegt. Beides zusammen erlaubt dem Prüfer nach Konvertierung DFKA zu DSFinVK zu prüfen, ob die Daten der Kasse mit den Buchungen in der TSE übereinstimmen.
Wie viele TSE’s benötige ich für das ADDIPOS.Kassensystem?
Mit einer TSE/EFR und zugehörigem Monitoring und Archivierung kommen die meisten Kunden pro Filiale bzw. Outlet aus; sprechen Sie uns bitte zu Ihrer speziellen Installationssituation an, wir beraten Sie gerne und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.
Wie lange kann ich eine TSE nutzen?
Die Laufzeit der bisher zertifizierten TSE beträgt 5 Jahre ab Zertifizierung oder 20 Millionen Transaktionen. Der Zeitpunkt der Zertifizierung ist bei den Herstellern unterschiedlich.
Was ist bei einem Ausfall der TSE zu beachten?
Fällt die technische Sicherheitseinrichtung während des Betriebs der Kasse aus, darf die Kasse weiter genutzt werden. In diesem Falle informiert das System efsta, falls bei Ihnen installiert, über die Monitoring Funktion mithilfe eines Eskalationsmanagements. Der Kassennutzer ist verpflichtet, die Funktionsfähigkeit unverzüglich, das heißt so schnell wie möglich wiederherzustellen. Die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund sind zu dokumentieren. In diesem Fall empfehlen wir, sich direkt bei ADDIPOS zu melden.
Welche TSE Lösungen wurden bereits zertifiziert?
Alle Zertifizierungen sind beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gelistet.
Diese zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen sind bei der ADDIPOS GmbH im Einsatz:
- Micro USB EPSON TSE TSE BSI-K-TR-0414-2020 über Efsta Middleware
- Micro USB EPSON TSE und TSE Server Epson TSE BSI-K-TR-0414-2020 über Efsta Middleware
- Micro USB SwissBit TSE – BSI-K-TR-0362-2019 über Efsta Middleware
- Cloud TSE über Efsta Middleware
Wie bekomme ich eine TSE?
Wir vermitteln Ihnen je nach dem wie viele Kassen Sie haben einen Hersteller. Derzeit arbeiten wir mit Swissbit und Epson zusammen. Zur Kommunikation zwischen TSE und Kasse setzen wir die Middleware von efsta ein.
Grundsätzlich ist mit der Middleware von efsta jede zertifizierte TSE ansprechbar, sodass auch eine Cloud-Lösung möglich ist. Sprechen Sie uns konkret darauf an.
Was sind die Systemanforderungen, damit eine TSE installiert werden kann?
Voraussetzung für die Installation der TSE ist eine Kassenversion 2.34. Hier finden Sie eine Anleitung, wie die die Versionsnummer Ihrer Softwareversion herausfinden.
EFSTA
Was macht efsta?
Die efsta Middleware speichert die Daten auf der TSE. D. h. jeder relevante Vorgang wird in der TSE digital signiert und gespeichert, wobei jeder Datensatz neben dem Zeitstempel und den Transaktionsdaten auch eine Verkettung auf den vorhergehenden Datensatz enthält. Somit ist die lückenlose Aufzeichnung gewährleistet.
Efsta bietet zudem Monitoring für den Fiskalstatus und den grundsätzlichen Betriebszustand, sodass Sie im Falle eines TSE Ausfalls direkt eine Benachrichtigung erhalten. Weiterhin stellt efsta die Archivierung der Daten (10 Jahre + 5 Jahre bei offenem Finanzverfahren) sicher und garantiert Manipulationsschutz
Wie wird efsta angebunden?
Sie gehen über ADDIPOS einen Vertrag mit efsta ein und werden danach durch ADDIPOS mit Ihrem Unternehmen, Standort(e der Hardware) und Benutzer angelegt. ADDIPOS versendet die TSE an Sie, diese muss dann über einen USB-Port an die Kasse oder einen Computer im gleichen Netzwerk eingesteckt werden. Ein ADDIPOS Techniker installiert die efsta Middleware (EFR), prüft, ob die TSE erkannt wurde und trägt die von efsta vergebene Badge (Kennung) ein. Weiterhin werden notwendige TSE Updates sowie die Meldung der Seriennummer (Hardware) an efsta vorgenommen.
Welche TSE akzeptiert efsta?
Efsta hat angekündigt die TSEs „aller im Markt relevanter Anbieter zu unterstützen, sobald diese verfügbar und zertifiziert sind“. Darunter fallen auch Cloud Lösungen, die angesprochen werden können. Sprechen Sie uns darauf an.
Archiviert ADDIPOS auch die Daten?
Die revisionssichere und manipulationssichere Archivierung erfüllt ADDIPOS mit der Archivierung im efsta Cloudarchiv.
Erlauben Sie uns bitte den dringenden Hinweis:
Obwohl wir über die Kanäle, ADDIPOS.Blog, Newsletter und Dokumente auf der Webseite sowie Telefonansprachen versuchen werden, Sie, unsere Kunden aktiv für das Thema weiter zu sensibilisieren und zu informieren,
sind wir darauf angewiesen, dass Sie als Kunde und Interessent, uns konkret ansprechen.
Bitte berücksichtigen Sie an dieser Stelle auch, dass es sicher sehr ratsam ist, schon möglichst bald an eine Umsetzung/Vorbereitung zu gehen, da wir davon ausgehen müssen, dass zum Jahresende die Anfragen sich häufen werden.
Die ADDIPOS wird selbstverständlich alles daran setzen, jeden zu erreichen. Deshalb bitten wir Sie sich am ADDIPOS.Newsletter anzumelden, falls noch nicht geschehen und unseren ADDI.BLOG regelmäßig zu lesen. Über Mailing erfahren Sie gezielte Neuigkeiten zu GoBD2020 und können schon bald einen Termin vereinbaren.
Bei Fragen kommen Sie gerne auf uns zu. Unser ADDIPOS.Team hilft Ihnen weiter.
