Kassennachschau 2018 – Kassensysteme unter Beobachtung

Schon zu Beginn des Jahres trat die Kassennachschau in Kraft, doch was bedeutet das eigentlich genau für den einzelnen? Viele Fragen sind nach Inkrafttreten aufgekommen und die Augen wurden auf die Kassennachschauen im ersten Halbjahr gerichtet. Das Bundesministerium für Finanzen hat deshalb eine Erläuterung mit Rechte und Pflichten bereitgestellt. Um euch die so schweren Gesetzestexte verständlich zu machen, klären wir von ADDIPOS euch auf.

1. Was ist eigentlich die Kassennachschau?

Einfach ausgedrückt bedeutet das ganze nur, dass eure Kasse auf den Kopf gestellt und geschaut wird ob die Daten ordnungsgemäß in eure Finanzbuchführung übernommen werden, ohne dass jegliche Art von Manipulationen vorgenommen werden kann. Also ganz klassisch gesagt: „Nachschauen wie die Kasse läuft“, um Steuerbetrug vorzubeugen. Da die Kassen-Nachschau jedoch keine Außenprüfung ist, kann sie unangekündigt durchgeführt werden.

2. Wie läuft die Kassennachschau ab?

Im Normalfall weist sich der Kassenprüfer mit einem Dienstausweis aus, danach hat er die Befugnis das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben zu kontrollieren.
Grundsätzlich läuft die Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen ab.
Die Kassenprüfung kann jederzeit erfolgen, sogar an Sonn- und Feiertagen als auch in den Abend- bzw. Nachtstunden und das ohne Vorankündigung. Dabei hat der Prüfer das Recht, die Räumlichkeiten des geprüften Steuerpflichtigen zu betreten.
Alternativ hat der Prüfer auch die Möglichkeit sich als Testkäufer auszugeben. Dabei darf er die Kasse in Geschäftsräumen, die öffentlich zugänglich sind, auch ohne Vorzeigen eines Dienstausweises “überprüfen”. Man spricht hier von der “Beobachtung der Kasse”. Geht die Prüfung aber weiter und verlangt der Kassenprüfer die Vorlage von Büchern und Aufzeichnungen, ist ein Dienstausweis notwendig und es handelt sich um eine offizielle Kassenprüfung.
Hier ein kurzes Beispiel: Eventuell sitzt der Prüfer schon länger im Laden und führt die „Beobachtung der Kasse“ durch. Nachdem er sich einen kurzen Überblick verschafft hat, gibt er sich durch seinen Dienstausweis zu erkennen und leitet somit die Kassennachschau, „Überprüfung“ der Kasse, ein. Zuerst wird der Prüfer einen Kassensturz verlangen dieser umgehend vorzunehmen ist. Daraufhin wird er um Vorlage sämtlicher relevanten Dokumente bitten, um die Nachschau vollständig und ohne Mängel durchzuführen. Sollten die erforderlichen Dokumente jedoch nicht oder nur teilweise vorliegen, so wird der Prüfer nach seiner Ermessensentscheidung umgehend in die Außenprüfung übergehen.

3. Wann darf der Amtsträger die Nachschau durchführen?

Wie bereits gesagt, darf die Nachschau unangekündigt durchgeführt werden. Hier ist der Prüfer dazu berechtigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, jedoch auch außerhalb dieser, wenn im Betrieb schon oder noch gearbeitet wird, das Grundstück und die Räumlichkeiten des Steuerzahlers zu betreten. Das schließt auch die gewerblich oder beruflich genutzten Fahrzeuge des Steuerzahlers ein.

4. Wann muss der Prüfer sich ausweisen?

Der Prüfer muss sich nur dann ausweisen, wenn es sich um die Kassennachschau handelt. Sollte es sich nur um eine Beobachtung der Kasse handeln, ist der Prüfer nicht dazu verpflichtet, sich gegenüber dem Steuerzahler auszuweisen.

5. Wozu ist der Steuerzahler im Rahmen der Kassennachschau verpflichtet?

Der Steuerzahler ist verpflichtet im Rahmen der Kassennachschau mitzuwirken, d. h. auf Verlangen des Prüfers für einen durch den Prüfer bestimmten Zeitraum Einsicht in Kassenaufzeichnungen/-buchungen, als auch für die Kassenführung erhebliche organisatorische Unterlagen zu gewähren.

5.1 Dürfen Daten auf Datenträgern verlangt werden?

Ja, in diesem Fall kann der Prüfer schon vor dem 01.01.2020 verlangen, dass gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zur Verfügung gestellt werden.

5.2 Was wenn schon eine digitale Schnittstelle vorhanden ist?

Sollte eine digitale Schnittstelle hierfür schon vor dem 01.01.2020 im Kassensystem hinterlegt sein, kann in Absprache und mit Zustimmung des Steuerzahlers die Datenübermittlung über eine einheitliche Schnittstelle erfolgen. Nach dem 31.12.2019 ist es Pflicht, die digitalen Aufzeichnungen über digitale Schnittstellen oder maschinell auswertbare Datenträger nach Vorgabe der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen.

6. Welche Systeme unterliegen der Kassennachschau?

Bereits im Dezember 2016 wurde das neue Gesetz erlassen, indem

• Elektronische oder computergeschützte Kassensysteme

• Registerkassen

• App-Systeme

• Waagen mit Registrierkassenfunktion

• Taxameter

• Wegstreckenzähler

• Geldspielgeräte

sowie

• offene Ladenkassen

der Kassennachschau durch den Prüfer unterliegen.

6.1 Welche weiteren Unterlagen sind dem Amtsträger vorzulegen?

• Bedienanleitung

• Programmieranleitung

• Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen

Durch eine Ermessensentscheidung des Prüfers kann ein Kassensturz verlangt werden. Auch ist das Scannen und Fotografieren von Unterlagen und Belegen zu Dokumentationszwecken gestattet.

7. Was wenn Grund zur Beanstandung besteht?

Sollte ein Grund zur Beanstandung bestehen, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung eine Außenprüfung einleiten. Diese Außenprüfung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen und dem Steuerzahler mitzuteilen. Die Mitteilung hat schriftlich zu erfolgen. Jedoch unterliegt auch die Außenprüfung sowie der Kassensturz, der Ermessensentscheidung des Prüfers.